My (Work) Email Management Technique
ทุกวันนี้ผมใช้ email มากกว่า code editor หรือ terminal ไปแล้ว (ขอไว้อาลัย 3 วิ) มีเรื่องปวดหัวกับ email หลายเรื่อง ไม่ว่าจะเป็น
- email ที่ทะลักเข้ามาเยอะจนอ่านไม่ทัน
- ลืมตอบ email สำคัญ
- งานเข้ามาทาง email แล้วลืมทำ
- มีข้อมูลที่ควรจะทำความเข้าใจ หรือส่งต่อให้คนอื่น แล้วไม่ได้อ่าน
ผมเคยเห็นคนทำ content เรื่อง email management รู้สึกทำไมต้องทำด้วย แต่เจอกับตัวเลยรู้ซึ้งว่ามันสำคัญ เคยเหนื่อยกับการเช็ค email จนเลิกเช็ค แต่ด้วยงานที่ทำ ยังไงก็ต้องใช้ email อยู่ดี ก็แบบ เอาวะ ไหนๆก็หนีมันไม่ได้แล้ว หาวิธีจัดการมันดีกว่า
หลังจากทดลองและปรับเปลี่ยนวิธีอยู่พักใหญ่ๆ คิดว่าได้วิธีการจัดการ email สำหรับตัวเองแล้ว เลยมาเขียนสรุปไว้ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับคนอื่น
เรื่องที่ถูกส่งมาทาง email สำหรับผมแบ่งได้เป็น 3 เรื่องใหญ่ๆ
- ต้องการข้อมูล (คำตอบ ความเห็น) จากเรา
- ขอให้ช่วยทำงานบางอย่าง
- แชร์ข้อมูลเพื่อให้ทราบ (ถือว่าบอกแล้วนะ) email ประเภทจะได้แก้ mailing list, cc. mail
สำหรับข้อ 2 จะแบ่งย่อยได้อีก 2 ประเภท
- งานที่เราต้องทำเอง
- งานที่ส่งต่อให้คนอื่นช่วยทำได้
สำหรับข้อ 3 จะเกิดส่งที่ทำต่อเนื่องอีก 2 เรื่อง
- สรุปสาระสำคัญ
- ส่งต่อให้คนที่เกี่ยวข้องทราบข้อมูล
พอแยกประเภท email ที่เข้ามาได้แบบข้างบน ก็สามารถสร้าง mailbox structure ได้แบบนี้
- 00 Inbox: mail ทั้งหมดเข้าที่นี่ที่เดียว
- 01 Reply: เป็น mail ที่ต้องตอบกลับ ซึ่งเราต้องแบ่งเวลามาตอบกลับภายในวันนั้นเสมอ
- 02 TODO: เป็นงานที่ต้องนำมาวางแผนทำให้เสร็จ เมื่ออ่านแล้ว ควรกำหนด deadline
- 03 Review: ข้อมูลที่ส่งต่อมาให้ทราบ และต้องอ่านทำความเข้าใจ และทำสรุป หรือส่งต่อ (forward) ให้คนที่เกี่ยวข้องทราบ
- 04 Archived: เอาไว้เก็บเมลที่ผ่านขั้นตอนทั้ง 4 ข้อข้างบน เพื่อกลับมาจัดหมวดหมู่หรือทำลายทิ้ง
- 05 WF (optional): เป็น mailbox พิเศษของผมเอง คือ Workflow (WF) เนื่องจากผมต้องมีงานต้อง approve ตลอดทั้งวัน และไม่อยากเป็น blocker ของคนอื่น ผมจึงสร้าง mail rule เพื่อกรอง WF mail เข้า mailbox เฉพาะ และตั้ง notification สำหรับ mail กลุ่มนี้ เพื่อเคลียร์ออกให้เร็วที่สุด
นอกจากนั้น การมี mailbox structure ที่ดีก็ยังไม่เพียงพอสำหรับการจัดการ email เราต้องสร้าง process เพื่อนำระบบข้างบนมาใช้ให้เหมาะสมด้วย อันนี้เป็น process ที่ผมใช้จัดการ mailbox แต่ละอัน
- 00 Inbox: ตั้งเวลา clean up 2 ครั้งต่อวัน ครั้งละ 5–10 นาที เนื่องจากสิ่งทีต้องทำมีแค่เพียงคัดแยก email เลยไม่ต้องใช้เวลานานมาก
- 01 Reply: หลังจาก clean up Inbox ให้เคลียร์ Reply ทันที (หรือกำหนดเวลาหลังจากนั้นไม่นาน) ถ้าตั้งใจจริงๆ mail ในนี้ถือว่าสำคัญ ไม่ควรปล่อยไว้ เพื่อให้คนที่ส่งหาเราไม่ต้องรอนานเกินไป และอย่าคิดว่าหากเค้า reply มาต้องตอบทันที เพราะเราแบ่งเวลามาเคลียร์ Inbox 2 ครั้งต่อวันอยู่แล้ว ถ้าจะมีการโต้ตอบต่อเนื่อง ย้ายไปคุยใน Instant Messaging App ดีกว่า
- 02 TODO: กลับมารีวิว 1 ครั้งต่อวัน เพื่อดูว่าแต่ละงานมี deadline มั้ย แล้วนำมากำหนดวันที่จะเริ่มทำจนเสร็จ แล้วเอาไปใส่ใน Task Management tool เพื่อจัดการอย่างเป็นระบบ
- 03 Review: อย่างน้อย 1 ครั้งต่อวัน ครั้งละ 30–45 นาที การหมั่นเข้ามาอ่าน กลั่นกรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ จะทำให้ mail ในนี้ไม่ล้นเกินไป ไม่จำเป็นต้องเคลียร์ทั้งหมดในวัน แต่ให้เข้ามาอ่านทุกวัน รวมถึงส่งต่อให้คนอื่นได้รับข้อมูลที่จำเป็น
สรุปสั้นๆ สำหรับวิธีจัดการ email ของผมคือ system + process จะช่วยให้เราอยู่กับ email ได้มีความสุขขึ้น และไม่รู้สึกแย่กับการอ่าน email อีกต่อไปครับ :)
